Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

Содержание

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Акт приема-передачи кадровых документов: образец 2021 года

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,8 кб

Бланк документа

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт приема-передачи кадровой документации (пример)».doc
  • Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (пример)
  • Акт приема-передачи товаров и транспортных средств на хранение (приложение к договору хранения на складе временного хранения или ином складе, принадлежащем предприятию (организации, учреждению), материальных ценностей (товаров и транспортных средств) таможенного органа)
  • Акт приема-передачи специальных знаков (марок) для избирательных бюллетеней на выборах Президента Российской Федерации
  • Акт приема-передачи имущества (выставочного оборудования) (приложение к договору аренды выставочного оборудования)
  • Акт приема-передачи имущества (приложение к договору аренды винного шкафа)
  • Акт приема-передачи индивидуальных комплектов тестов, индивидуальных контрольных листов тестирования, индивидуальных протоколов тестирования и промежуточного протокола результатов тестирования. Форма N 6
  • Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к договору аренды недвижимого имущества государственных предприятий Московской области)
  • Акт приема-передачи векселя (приложение к договору купли-продажи векселя)
  • Акт приема-передачи справочника (реестра зарегистрированных цен на лекарственные средства, используемых для информационного обеспечения мероприятий по дополнительному лекарственному обеспечению)
  • Акт приема-передачи документации по жилым домам и прилегающим земельным участкам (приложение к договору мены жилых домов с прилегающими земельными участками)

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Агентский договор
  • Договор аренды
    • Договор аренды жилого помещения
    • Договор аренды нежилого помещения
    • Договор аренды транспортного средства
    • Договор аренды имущества
    • Договор аренды земельного участка
    • Договор аренды предприятия
  • Договор банковского вклада
  • Договор банковского счёта
  • Договор банковской гарантии
  • Брачный договор
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор дарения
  • Договор задатка
  • Договор займа
  • Договор залога
  • Защита авторских прав
  • Защита прав собственности
  • Договор доверительного управления
  • Договор комиссии
  • Договор кредита
  • Договор купли-продажи
    • Договор купли-продажи транспортного средства
    • Договор купли-продажи имущества
    • Договор купли-продажи недвижимости
    • Договор купли-продажи земельного участка
    • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор лизинга
  • Договор мены
  • Договор на оказание услуг
  • Договор перевозки
  • Договор подряда
    • Договор бытового подряда
    • Договор строительного подряда
  • Договор поручения
  • Договор поручительства
  • Договор поставки
  • Договор бытового проката
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор страхования
  • Трудовой договор
  • Договор уступки права требования
  • Учредительные договоры
  • Договор франчайзинга
  • Договор хранения
  • Акт
  • Анкета
  • Ведомость
  • Выписка
  • График
  • Данные
  • Декларация
  • Доверенность
  • Договор
  • Жалоба
  • Журнал
  • Задание
  • Заключение
  • Записка
  • Запрос
  • Заявка
  • Заявление
  • Исковое
  • Извещение
  • Инструкция
  • Информация
  • Карта
  • Карточка
  • Книга
  • Контракт
  • Опись
  • Отчет
  • Паспорт
  • Перечень
  • Письмо
  • План
  • Показатели
  • Положение
  • Постановление
  • Предложение
  • Представление
  • Претензия
  • Приказ
  • Протокол
  • Разное
  • Разрешение
  • Расписка
  • Распоряжение
  • Расчет
  • Реестр
  • Резюме
  • Решение
  • Сведения
  • Свидетельство
  • Сертификат
  • Смета
  • Соглашение
  • Сообщение
  • Список
  • Справка
  • Таблица
  • Требования
  • Уведомление
  • Удостоверение
  • Устав
  • Характеристика
  • Ходатайство

Обладать мудростью и не пошевелить рукой (т.е. хранить молчание) — вот истинная самоуглубленность. (Кан Ювей)

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь

Передача дел в кадровой службе

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание!Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации.

В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Акт приема передачи документов образец – скачать простой для кадровых документов

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Особенности процесса в различных ситуациях

Этот перечень не является исчерпывающим.

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2020 год

В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

Документы

  • Паспорт гражданина РФ.
  • Загранпаспорт, водительские права, СНИЛС, ИНН, медицинский полис или карточка другого банка на выбор.

Ксерокопии этих документов необходимо приложить к заявлению.

По программе перекредитования можно получить кредит под меньший процент. Выгодно это или нет — зависит от условий текущего кредита.

Какие нужны документы

Чтобы рефинансировать кредит зарплатным клиентам достаточно представить свой паспорт и еще один дополнительный документ (свидетельство из ПФ РФ, права водителя и т.д.). Обычные же заемщики должны будут собрать (помимо бумаг, указанных выше):

  • документ, подтверждающий доход (2-НДФЛ/справка по форме банка),
  • второй дополнительный документ (СТС, трудовая книжка и др.).

В прошлом году произвел в Альфа-Банке рефинансирование ссуды, оформленной у другого кредитора. Остался доволен. Новая ставка почти на 3% меньше предыдущей, экономия получилась ощутимая.

Способы получения денег

Alfabank самостоятельно вносит денежные средства на счет в стороннем финансовом учреждении.

Заемщику необходимо только написать заявление о досрочном закрытии кредита и загрузить на сайт Альфа-Банка фотографию справки о закрытии. Деньги начисляются в течение 1-2 дней.

Если в рамках программы рефинансирования клиент получает дополнительную сумму, весь остаток зачисляется на его карточный счет.

Alfabank самостоятельно вносит денежные средства на счет в стороннем финансовом учреждении.

Заемщику необходимо только написать заявление о досрочном закрытии кредита и загрузить на сайт Альфа-Банка фотографию справки о закрытии. Деньги начисляются в течение 1-2 дней.

Если в рамках программы рефинансирования клиент получает дополнительную сумму, весь остаток зачисляется на его карточный счет.

Услуга для владельцев зарплатных карточек

При рефинансировании клиент может рассчитывать на получение займа вплоть до 3 млн. рублей по ставке от 11,99% на срок от 12 месяцев до 7 лет включительно. Оформление страхового полиса в этом случае не является обязательным условием для одобрения услуги.

Клиент, не участвующий в корпоративной программе и не получающий заработную плату на карточку Альфа-Банка, может получить до 1,5 млн. рублей на срок до пяти лет по аналогичной ставке – 11,99% годовых.

Размеры оплачиваемых процентов зависят от суммы займа и сроков его предоставления. Если вам нужна максимальная сумма, то есть вплоть до 1,5 млн. рублей, ставка будет колебаться в пределах от 11,99 до 18,99%. Чем меньше величина кредита, тем выше процент по нему.

Если вы являетесь зарплатным клиентом банка, вы можете заказать выезд менеджера по месту вашей работы.

Что можно рефинансировать для физических лиц

Физическим лицам предоставляется возможность рефинансирования потребительского кредита, кредитки, автокредита и ипотеки в Альфа Банке.

Заемщику доступно 3 варианта перекредитования:

  1. Сохранение прежних параметров (величины займа и срока). В этом случае клиент экономит на снижении платы за пользование заемными средствами.
  2. Увеличение срока кредитования. Позволяет снизить кредитную нагрузку из-за уменьшения регулярного платежа.
  3. Увеличение суммы заемных средств. Разница между суммой одобренного кредита и задолженностью в стороннем банке может быть направлена на любые цели.

К соискателю предъявляются следующие требования:

  • наличие гражданства РФ;
  • возраст клиента — от 21 года до 68 лет на дату погашения обязательств;
  • наличие 1 и более займов в сторонних банках;
  • отсутствие просроченных платежей по действующим финансовым обязательствам;
  • отсутствие процедуры банкротства частного лица.

Не требуется предоставление документов, подтверждающих платежеспособность соискателя, если он имеет дебетовую карту, депозит, кредитку или кредит в Альфа-Банке. Его сумма дохода после уплаты налогов должна быть не менее 10 тысяч рублей. Это условие расширяет целевую аудиторию заемщиков.

Не требуется предоставление документов, подтверждающих платежеспособность соискателя, если он имеет дебетовую карту, депозит, кредитку или кредит в Альфа-Банке. Его сумма дохода после уплаты налогов должна быть не менее 10 тысяч рублей. Это условие расширяет целевую аудиторию заемщиков.

Плюсы и минусы рефинансирования

Сам процесс рефинансирования, особенно для зарплатных клиентов, имеет ряд достоинств:

  1. Снижение процентной ставки.
  2. Увеличение суммы кредита.
  3. Продления срока возврата долга.
  4. Быстрое рассмотрение заявки, большой процент положительных решений.
  5. Активное сотрудничество с пенсионерами.
  6. Возможность получить дополнительную сумму на личные расходы.
  7. Бесплатное обслуживание счета, отсутствие комиссий за каждую операцию.
  8. Получится рефинансировать предыдущий кредит, выданный Альфа-Банком — такую услугу практически не предоставляет ни один банк.

Все эти преимущества сократят финансовую нагрузку клиента, заметно облегчат выплату кредита: вместо нескольких займов получается всего один.

На самый низкий процент могут претендовать участники зарплатного проекта, ставка для них будет на минимальном уровне 10,99% (в отдельных случаях до 16,99%).

Важно! Для новых клиентов, которые еще никогда не обращались в банк, ставка составит 14,99-16,99%. Она так же зависит от предоставляемой суммы и срока возврата. Минимальный процент возможен при выдаче кредита на сумму от 700 тысяч.

Однако, есть так же и некоторые недостатки рефинансирования в Альфа-Банке, к ним относятся:
  1. Рефинансирование не будет рассматриваться как возможное, если клиент брал кредит в Альфа-Банке и допустил хотя бы одну просрочку.
  2. Не слишком удобная схема платежей: в первую очередь клиент оплачивает все проценты, только после этого переходит к основному долгу.
  3. Переплата за использование кредита вырастает за счет удлинения срока возврата займа.
  4. Иногда банк отказывает в рефинансировании тем клиентам, которые погашали кредиты преждевременно.

Акт приема-передачи кадровой документации (пример) – образец 2020

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

» Документы » Как передать кадровые документы новому кадровику

Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

, он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению.

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев.

Кадровая служба с нуля

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации.

Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы.

Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Проверяем документы

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов.

Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании.

Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.

Обязательные документы кадровой службы

ДокументСсылка на нормативный правовой актСрок хранения
Правила внутреннего трудового распорядкаСт. 189, 190 ТК РФ1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
Положение о защите персональных данных работниковСт.

86 ТК РФ

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
Положение об оплате трудаСт. 135 ТК РФ
Трудовой договорСт. 16, 56-59, 67 ТК РФ75 лет ЭПК (ст.

338 Перечня)

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении)Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №175 лет ЭПК (ст.

6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет

Штатное расписаниеСт. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1Постоянно (ст. 32 Перечня)
График отпусковСт.

123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1
1 год (ст. 356 Перечня)
Личная карточка работникаПостановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №175 лет ЭПК (ст.

339 Перечня)

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаСт. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №11 год (ст. 281 Перечня)
Трудовая книжкаСт. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимПостановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п.

40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9)

50 лет (ст. 358е Перечня)
Журнал учета мероприятий по контролюФедеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»5 лет ЭПК (ст.

52 Перечня)

Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпускеСт. 80, 122, 127, 128 ТК РФ75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации.

При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?

Елена ПОПОВА, инспектор отдела кадров (г. Челябинск):

– Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать.

Ирина БЕЛОВА, секретарь-кадровик (г. Казань):

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.